Komplexe Dokumente schneller und sicherer erstellen
Im Team arbeiten - rechtliche Vorgaben einhalten
Die Informationspflichten, denen Banken nachkommen müssen, unterliegen besonders strengen rechtlichen Vorgaben. Zu Recht, denn auf ihrer Grundlage treffen Kunden wichtige finanzielle Entscheidungen.
Finanzinstitute beweisen ihren Kunden Vertrauenswürdigkeit, indem sie besonderen Wert auf die Richtigkeit ihrer Aussagen legen - bei jedem Schriftstück, jedem Brief, jeder Äußerung; unabhängig davon, ob es gesetzliche Vorschriften (Compliance-Regeln) für diesen Fall gibt oder nicht.
Um diesen Qualitätsanspruch einzulösen, ist besondere Sorgfalt notwendig. Dies macht jedoch interne Abläufe häufig komplexer: Beispielsweise, wenn es um Freigabeprozesse bei Wertpapierprospekten geht, an denen mehrere Fachleute arbeiten; oder wenn Beiträge von unterschiedlichen Standorten unter zeitlichem Druck konsolidiert werden müssen wie bei Requests for Proposals im internationalen Zahlungsverkehr.
TEXT IN MOTION wurde eigens für anspruchsvolle Textprojekte in Banken entwickelt. Komplexe Texte oder Tabellen, an denen mehrere interne oder externe Fachleute arbeiten, lassen sich damit erheblich schneller, kostengünstiger und fehlerfrei erstellen:
- Alle Autoren arbeiten gleichzeitig an einem Text oder einer Tabelle; so lassen sich Projekte schneller abschließen als im Umlaufverfahren.
- Mit TEXT IN MOTION müssen keine Versionen mehr konsolidiert oder Abschnitte "zusammenkopiert" werden; damit entstehen viele Fehler erst gar nicht, und es gibt keine Unklarheiten mehr, welches die aktuelle Version eines Dokuments ist.
- Der Aufwand für Freigaben reduziert sich erheblich, da Textabschnitte einzeln freigegeben werden; nach der finalen Überprüfung sind sie automatisch für weitere Überarbeitungen gesperrt.
- Die Software protokolliert die Arbeitsschritte und Änderungen aller Autoren - das bedeutet Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit.
- Automatische Benachrichtigungen an den nächsten Bearbeiter - zum Beispiel den Vorgesetzten oder Rechtsanwalt zur Freigabe - sorgen für einen schlanken Workflow.
Beispiel Prospektpflicht:
Wertpapierprospekte rechtssicher und zügig im Team bearbeiten
Die gesetzlichen Anforderungen und die aktuelle Rechtsprechung bei einer Wertpapieremission machen dem emittierenden Unternehmen, den beteiligten Investmentbanken, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten strenge Auflagen für die Veröffentlichung von Informationen (Prospektpflicht).
Um sicherzustellen, dass alle vorgeschriebenen Angaben sachlich korrekt sind, definieren Kreditinstitute genau, wer welche Teile des Wertpapierprospektes verfasst, und setzen einen umfassenden Abstimmungsprozess zwischen den beteiligten Parteien auf. Der komplexe Ablauf mit verschiedenen Autoren und mehreren Freigabestufen schlägt sich in langen Bearbeitungszeiten nieder, da verschiedene Versionen oder Abschnitte zu einem finalen Dokument konsolidiert, anschließend überprüft und schließlich freigegeben werden müssen.
TEXT IN MOTION vereinfacht diesen Ablauf: Mit der Software schreiben alle Autoren ihre Textabschnitte parallel, Vorgesetzte oder inhaltlich Verantwortliche bearbeiten die Texte im Zuge der Abstimmung dort und geben sie frei. Der Clou dabei ist: Mit TEXT IN MOTION lassen sich alle Texte abschnittsweise bearbeiten und freigeben. Das verhindert Rückstaus im Freigabeprozess, die beim Überarbeiten des Gesamtdokuments in der Regel entstehen.
Mit TEXT IN MOTION lässt sich zudem festlegen, wer welche Abschnitte verfassen, bearbeiten und freigeben darf. Damit bildet die Software Berechtigungen und Abläufe ab. Von einem Vorgesetzten freigegebene Abschnitte können dann von Mitarbeiten nicht mehr geändert werden. Dasselbe gilt für die Schlussfreigabe durch den Rechtsanwalt: Wenn er einen Abschnitt final geprüft und freigegeben hat, sind diese Textteile vor allen Änderungen geschützt - ein wesentlicher Punkt bei der Abfassung von Wertpapierprospekten.
Last but not least: TEXT IN MOTION protokolliert alle Eingaben und Änderungen am Text mit Autor und Zeitstempel - damit ist auch nach Jahren nachweisbar, wie ein Text entstanden ist.
Beispiel:
Requests for Proposal im internationalen Zahlungsverkehr schneller bearbeiten
Einen konsolidierten Request for Proposal (RfP) aus Antworten von verschiedenen Niederlassungen zu erstellen, ist für den zuständigen Kundenberater relativ zeitaufwendig. Er muss die Fragen an alle Niederlassungen verteilen - meist per E-Mail - und anschließend darauf achten, dass die Beteiligten sie rechtzeitig bearbeiten. Anschließend überträgt oder kopiert er die Antworten manuell in ein Gesamt-Dokument. Dies bedeutet zum einen sehr großen Aufwand; zum anderen ist das manuelle Zusammenführen häufig eine Fehlerquelle.
TEXT IN MOTION vereinfacht das reibungslose Bearbeiten von Requests for Proposal erheblich: Der Berater aus der Cash-Management-Abteilung oder der Firmenkundenbetreuung liest das Excel- oder Word-Dokument in das Programm ein und verteilt die anstehenden Aufgaben an die Zuständigen in den Niederlassungen - und zwar mit festen Rückmeldeterminen. Während der Bearbeitungsphase kann er jederzeit auf einen Blick erkennen, welche Kollegen bereits geantwortet haben. Wenn alle Informationen vorliegen, exportiert er sie wieder in das Ursprungsformat. Das aufwendige und fehleranfällige Konsolidieren der Daten von Hand entfällt mit TEXT IN MOTION. Durch hinterlegte, anpassbare Formatvorlagen gibt es zudem am Schluss keine mühselige Formatierungsarbeit mehr.
Das Produkt TEXT IN MOTION
ist eine Software der Selbstdenker AG zum Erstellen und Bearbeiten komplexer Dokumente. Sie entstand aus einem Entwicklungsprojekt bei einer deutschen Landesbank. Das webbasierte Redaktionssystem erlaubt Autoren, standortübergreifend und gleichzeitig an anspruchsvollen Textprojekten zu arbeiten; es sperrt freigegebene Abschnitte vor weiteren Änderungen und dokumentiert alle Bearbeitungsschritte.
Für TEXT IN MOTION sind keine langwierigen Schulungen notwendig, da es bekannte Funktionen aus klassischen Textverarbeitungsprogrammen nutzt.
TEXT IN MOTION lässt sich auf bankeigenen Servern installieren oder als Hosting-Lösung/ASP betreiben. Durch Passwortschutz und Verschlüsselung entspricht es höchsten Sicherheitsanforderungen. Für jedes Projekt lässt sich zudem definieren, welcher Nutzer überhaupt zugriffsberechtigt ist und in welchen Stadien der Texterstellung und
-abstimmung Autoren Änderungen vornehmen dürfen.
Testen Sie uns!
TEXT IN MOTION kann noch mehr! Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, damit unser "Flaggschiff" die Arbeit an Ihren Projekten verbessern kann. Stellen Sie uns auf die Probe - bei einem persönlichen Gespräch oder mit einer Testinstallation.
Kontakt:
SELBSTDENKER AG
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E-Mail: box@selbstdenker.ag
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